Plechtigheid online optimaal voorbereiden: zo doet u dat

Een moderne uitvaart gaat vandaag de dag gepaard met livestreaming en een vooraf zorgvuldig voorbereid draaiboek met foto-, video- en audiomateriaal. Uitvaartondernemers zijn daarom in toenemende mate op zoek naar oplossingen om zulke dienstverlening zo laagdrempelig en gebruiksvriendelijk mogelijk beschikbaar te stellen voor nabestaanden.

Draaiboek Online is zo’n oplossing: daarmee is het heel eenvoudig om, via een webapplicatie, in samenwerking met nabestaanden de perfecte plechtigheid online voor te bereiden. Nabestaanden kunnen alle denkbare mediabestanden zelf uploaden en via een intuïtief platform de plechtigheid naar wens inrichten. Via de cloud kijkt u als uitvaartprofessional op afstand mee en bewaakt u de kwaliteit.

Ondanks die hoge mate van gebruiksvriendelijkheid en een intuïtieve look & feel, kunt u nog wel enkele tips en trucs toepassen om het eindresultaat voor nabestaanden zo goed mogelijk te laten zijn. Pas daarvoor de volgende drie adviezen toe.

Advies 1: doe altijd een final check

Online plechtigheden die in Draaiboek Online zijn opgesteld, zijn in theorie tot vlak voor de daadwerkelijke ceremonie nog aan te passen. Maar u doet er goed aan om als uitvaartprofessional een deadline te stellen waarop het draaiboek wordt gesloten voor nabestaanden. Een termijn van 24 uur voor aanvang van de plechtigheid is daarbij een goed uitgangspunt.

U geeft uzelf hiermee de tijd om een final check te doen, zonder dat nabestaanden nadien nog aanpassingen kunnen doorvoeren. Mocht er een probleem in het draaiboek zitten, dan heeft u nog ruim de tijd om dit met de nabestaanden te bespreken. Voert u geen final check uit, en laat u het draaiboek gewoon open staan, dan kan het voorkomen dat u tijdens de ceremonie wordt verwacht door last-minute wijzigingen die niet optimaal zijn doorgevoerd.

In Draaiboek Online is het mogelijk om draaiboeken automatisch te sluiten voor bewerkingen op een vastgesteld moment. Maak hier dus ook gebruik van en voer de final check uit.

Advies 2: werk samen, niet langs elkaar heen

Draaiboek Online is een cloud-product. Dat houdt in dat er meerdere gebruikers tegelijk online kunnen zijn om samen te werken binnen hetzelfde project. Ontzettend handig voor nabestaanden die zo vanuit verschillende locaties – zelfs vanuit het buitenland – samen kunnen werken aan één uitvaartplechtigheid, maar er schuilt ook een risico in.

Samenwerken in de cloud betekent namelijk ook dat er langs elkaar heen kan worden gewerkt. Zeker als nabestaanden aan u als uitvaartprofessional vragen om mee te helpen aan de online plechtigheid, wilt u dat dat gestroomlijnd en effectief gebeurt. Maak daarom afspraken over wie wat doet, wanneer u wel en niet meekijkt en wat er van u wordt verwacht.

Zo voorkomt u dat er langs elkaar heen wordt gewerkt, of dat uw correcties en aanpassingen weer ongedaan worden gemaakt door goedbedoelende nabestaanden.

Advies 3: gebruik de instructievideo en handleiding

Ondanks dat Draaiboek Online volledig is geoptimaliseerd als het gaat om intuïtief gebruik, is het verstandig om nabestaanden – die voor het eerst met het systeem werken – te wijzen op de instructievideo. Die is voor iedereen beschikbaar onder het vraagtekentje rechtsboven in het platform van Draaiboek Online. Via dezelfde knop is bovendien een korte handleiding in pdf-vorm beschikbaar voor nabestaanden om te raadplegen.

De ervaring leert dat negen van de tien vragen over de werking van het platform kunnen worden afgevangen door nabestaanden van tevoren actief te wijzen op deze twee informatieve items. De video duurt slechts zo’n drie minuten, maar legt alles uit wat zij moeten weten om van start te kunnen. De handleiding kunnen ze raadplegen als ze daarna alsnog ergens tegenaan lopen.

Dat is fijn voor de nabestaande, die op deze manier snel verder kan zonder contact met u te moeten zoeken voor hulp. Maar het is ook fijn voor uzelf: u bent minder tijd kwijt met vragen beantwoorden, maar kunt zich richten op uw eigenlijke werk.

Ook geschikt voor andere online plechtigheden

Draaiboek Online wordt momenteel ingezet door tal van uitvaartondernemers, crematoria, rouwcentra en uitvaartcentra, maar is ook geschikt voor andere typen online plechtigheden. Denk aan herdenkingen, maar ook aan feestelijke gelegenheden, zoals een jubileum.

Meer informatie over de werking en voordelen van Draaiboek Online, of op zoek naar advies op maat over het gebruik van Draaiboek Online in uw situatie? Neem contact met ons op en we helpen u direct persoonlijk verder.