Draaiboek Online en Uitvaart Live bij St. Laurentius: ‘Iedereen kan hiermee overweg’
Begraafplaats & Crematorium St. Laurentius is al sinds jaar en dag gevestigd in de Rotterdamse wijk Crooswijk, op een steenworp afstand van het stadscentrum. Sinds het de overstap maakte naar het softwarepakket van 302 Uitvaart bespaart St. Laurentius niet alleen veel tijd bij het creëren van uitvaartplechtigheden, maar is de dienstverlening richting uitvaartondernemers en nabestaanden ook ingrijpend geoptimaliseerd.
Als begraafplaats en crematorium in het hartje van Rotterdam heeft St. Laurentius op dagelijkse basis te maken met een grote diversiteit aan culturen. En hoewel de organisatie er altijd wel in slaagt om voor nabestaanden een uitvaart te realiseren die aan alle wensen en verwachtingen voldoet, ging daar in het verleden regelmatig veel tijd in zitten.
St. Laurentius ging om die reden op zoek naar een innovatieve oplossing om zowel tijd te besparen als de kwaliteit van zijn dienstverlening te verhogen. Hans Knol, al jarenlang als uitvaartbegeleider werkzaam bij St. Laurentius, kwam samen met zijn collega’s al snel uit bij het platform van 302 Uitvaart. “We hebben nu al onze software-ondersteuning bij één aanbieder, en het werkt perfect.”
Situatie: foutmeldingen op vervelende momenten
“We merkten dat we regelmatig veel tijd kwijtraakten aan het in elkaar draaien van PowerPoints voor families”, vertelt Hans Knol over de periode voor de overstap naar 302 Uitvaart. Uitvaartondernemers maakten destijds nog ‘gewoon’ gebruik van de welbekende presentatietool van Microsoft. Dikwijls kwam het voor dat deze nog bij Laurentius aangepast moest worden.
“Het controleren en zo nodig aanpassen kostte veel tijd, zeker bij het combineren van foto’s met muziek. Dat moet mooi op elkaar afgestemd worden, maar daar gaat tijd in zitten – zeker als nabestaanden op een later moment nog foto’s willen toevoegen”, licht Knol toe. Die impact in tijd was onwenselijk, maar er was ondertussen nog een groter probleem.
“We hebben weleens meegemaakt dat we tijdens een uitvaart ineens een foutmelding in beeld kregen”, herinnert Knol zich. “Een enkele keer liep een dienst zelfs vast. Daar wilden we definitief vanaf. We wilden naar één handig systeem, voor zowel ons hoofdgebouw als de kapel elders op het terrein, dat het gewoon altijd zou doen.”
“Eindeloos PowerPoints in elkaar draaien voor families kostte ons veel tijd.
Het werd uiteindelijk veel te veel werk.”Hans Knol, uitvaartbegeleider St. Laurentius
Oplossing: all-in-one oplossing die werkt als een speer
Het softwarepakket van 302 Uitvaart bleek voor St. Laurentius een schot in de roos. St. Laurentius liet Draaiboek Online implementeren in het hoofdgebouw en combineerde dat met Draaiboek2Go als draagbare oplossing om ook in de kapel – waar geen internet is – diensten te kunnen afspelen op een groot scherm.
“Sinds de coronapandemie boden we bovendien al livestreaming aan”, legt Knol uit, “maar via een ander platform. Dat hebben we ook direct omgezet naar Uitvaart Live van 302 Uitvaart. Zo hebben we alles bij één aanbieder, en dat werkt als een speer.”
Met Draaiboek Online zijn nabestaanden in staat om uitvaarten die bij St. Laurentius worden verzorgd helemaal zelf samen te stellen, in goed overleg met de uitvaartondernemer. Knol krijgt vanuit nabestaanden veel positieve reacties: “Mensen zijn er heel tevreden over, want het werkt gewoon prettig. Diensten zijn makkelijk te maken en het ziet er al gauw heel mooi uit. En als mensen al vragen hebben, zijn er negen van de tien keer kinderen of kleinkinderen die de oplossing weten, waardoor zo’n vraag niet eens bij ons terechtkomt.”
Ook veel uitvaartondernemers met wie St. Laurentius samenwerkt, zijn verheugd over de mogelijkheden die er dankzij 302 Uitvaart zijn. Knol: “Op het laatste moment kun je nog eenvoudig media toevoegen, en met een glasheldere handleiding komt vrijwel iedereen eruit. En wat ik zelf heel prettig vind: voordat nabestaanden hun dienst inleveren, krijgen ze een pop-up waarin ze worden geattendeerd op de voorvertoning van de door hen gemaakte dienst. Ze kunnen dan zelf precies zien hoe de dienst er straks bij ons uit zal zien.”
“Draaiboek2Go in onze kapel werkt perfect.
Ook zonder internetverbinding kunnen we daar mooie diensten aanbieden.”
Resultaten: tijdbesparing en optimale dienstverlening
De tijdbesparing die het team van St. Laurentius heeft gerealiseerd door 302 Uitvaart in gebruik te nemen, is aanzienlijk. Daardoor blijft er meer tijd over voor het daadwerkelijk te woord staan van nabestaanden en andere gasten, waardoor St. Laurentius zijn dienstverlening verder heeft kunnen optimaliseren.
“Het verschil merken we zeker”, vertelt Knol daarover. “302 Uitvaart helpt ons om voor nabestaanden een mooie dienst neer te zetten die aan alle verwachtingen voldoet. Daar zijn de mensen blij mee.”
Technische problemen? Die zijn er eigenlijk nooit, al herinnert Knol zich één dienst waarbij iets niet goed leek te gaan. “Toen hebben we gelijk 302 gebeld. Ze logden op afstand in en konden ons direct persoonlijk helpen. Het bleek om een vergissing van een nabestaande te gaan. Maar dat maakt niet uit: we werden direct geholpen, dáár gaat het om.”
“302 helpt je direct als je belt met vragen. Ze loggen op afstand in en lossen het probleem op.”
